Resursnivåering 101: Bemästra denna PM-teknik

Det finns bara så många resurser i världen – och för ett visst projekt. Varje projektuppgift tar en resurs som måste hålla sig till projektets tidsplan, budget osv. Och när projektet utvecklas kan du stöta på utmaningar och oväntade händelser som tvingar dig att ompröva din resursfördelning. Resursutjämning kan hjälpa dig att effektivt omfördela dina resurser utan att påverka projektets tidslinje.

Vad är resursutjämning?

I varje givet projekt arbetar du med flera resurser som måste användas samtidigt. Målet med resursnivåering är att strukturera uppgifterna i ett projekt på ett optimalt sätt så att ingen av dina aktiviteter blockeras av resursbrist. Resurser i det här systemet inkluderar personal, material och de verktyg som behövs för att slutföra projektet.

I resursutjämning tilldelas varje resurs ett resursstartdatum (RS) och ett resursslutdatum (RF) för att avgöra när den kan användas för en aktivitet. RS-datum och RF-datum ändras med tanke på tillgängliga resurser och kartläggs mot den efterfrågan som behövs för projektet.

Hur man gör det

För att utföra resursutjämning börjar du med att skapa ett baslinjestarts- och slutdatum, med flexibla tidsfrister däremellan. Planera de högprioriterade aktiviteterna först, följt av de lågprioriterade aktiviteterna. Prioriteringarna bestäms här av det totala värdet för varje aktivitet. En aktivitets flytvärde bestäms vanligtvis av hur mycket en aktivitet kan fördröjas utan att blockera andra aktiviteter. När floatvärdet har beaktats kan schemat kartläggas algoritmiskt så att projektriskerna kan minskas och det kan finnas lite utrymme för fel.

Om det görs på ett framgångsrikt sätt får du en ny tidslinje med RS- och RF-datum som du kan koppla ihop med din CPM: I många fall kopplas resursutjämning ofta ihop med metoden för kritiska vägar (CPM). Metoden med kritisk väg kräver att uppgifter kartläggs i ett projekt i förväg i enlighet med deras beroenden och ges flexibla tidsperioder för att slutföra dem.

När ett projekt fortskrider stöter många projektledare på den tredubbla begränsningen, där det i ett givet projekt finns tre huvudsakliga begränsningar: kostnad, omfattning och tid. På grund av dessa begränsningar kan resursutjämning vara ett användbart verktyg för projektledare.

När krävs resursutjämning?

Resursutjämning används när det råder resursbrist. Detta inkluderar när en resurs inte är tillgänglig för ett visst datumintervall, när den måste delas med andra team eller när efterfrågan överstiger utbudet.

Som tidigare nämnts fungerar resursutjämning bäst inom CPM-modellen, samtidigt som man också tar hänsyn till trippelrestriktionerna för att hjälpa till att rensa upp en backlog av projekt.

Exempel från den verkliga världen som kräver resursutjämning

Resursutjämning är viktigast när du måste navigera genom ett potentiellt framtida projekt, minska riskerna och se till att slutresultatet uppfylls på ett effektivt sätt. Mer specifikt är det idealiskt för dem som hanterar många eftersläpningar, som IT-team eller kundsupport. Det kan till exempel vara särskilt användbart för Internetleverantörer som försöker schemalägga när underhållsarbetare kan anlända till kundernas hem.

Resursutjämning kan hålla dina kollegor informerade om vad som kommer härnäst, vad som är viktigast att utföra förr snarare än senare och hålla dina intressenter nöjda med den tid som det tog att slutföra uppgiften. I slutändan kan denna metod innebära skillnaden mellan ett projekt som zoomar långt förbi sin deadline och en rensad backlog.

I vilken projektfas är resursutjämning viktig?

Det kommer vanligtvis in i bilden efter halva projekttiden, på någon del av vägen. Det är dock viktigt att tänka på i början oavsett, precis när du kartlägger dina projekts kritiska väg.

Som vi nämnde tidigare kommer det, när det görs framgångsrikt, att ge dig en ny tidslinje som du kan presentera för viktiga intressenter. Men något att notera – när din resurs väl börjar med uppgiften kommer den att fortsätta oavbrutet tills den resursen har avslutat uppgiften. Detta innebär att RS- och RF-datum tilldelas inom samma nivå, så det bör inte avbryta din tidslinje alltför mycket om det görs på rätt sätt.

ProjectManager.com låter dig omfördela arbetsbelastning direkt från Gantt-vyn – Lär dig mer!

Vad är de bästa metoderna och teknikerna?

Som det brukar vara fallet med de bästa metoderna för projektledning, är det allt i hur du förbereder dig. Här är en checklista för att komma igång.

  1. Utarbeta ditt schema med utgångspunkt i den tid det tar för en resurs att slutföra en uppgift.
  2. När CPM har skapats, fundera sedan på hur många resurser som behövs för varje uppgift.
  3. Detektera hur varje uppgift ska prioriteras och ladda in varje uppgift i schemat, uppdelat efter betydelse.
  4. Låt CPM:en algoritmiskt beräkna det nya projektets start- och slutdatum.
  5. Håll koll på de aktiviteter som redan är schemalagda och markera hur mycket tid de tar i anspråk. På så sätt kan du planera för framtida aktiviteter som är av liknande kaliber.

Det enklaste sättet att implementera checklistan ovan är att använda ett robust, fullfjädrad projekthanteringsprogram som ProjectManager.com där du kan spåra dina resurser och tilldela projekt baserat på tillgänglighet. För när det finns många snurrande tallrikar kan det vara lätt att tappa bort kontrollen över vilka som är viktigast att hålla reda på. Och det är precis vad resursutjämning handlar om.

Vad är fallgroparna att hålla utkik efter?

I grunden är resursutjämning en krishanteringsmetod. Hur hanterar man konflikter som blir allt värre? Resursutjämning löser upp dem. Det sker dock oftast på bekostnad av någon av de tre begränsningar som vi nämnde – kostnad, omfattning eller tid. Så redan från början är risken för fel hög, och mindre missöden är inbakade i processen.

Förvänta dig att projekten ska lösas i tid, men på bekostnad av kostnad eller omfattning. Få uppgifter utförda inom ramen för budgeten, men på bekostnad av tid eller omfattning. Uppfyller hela projektets omfattning, men på bekostnad av kostnad eller tid.

Vad är konsekvenserna av dålig resursutjämning?

Resursutjämning är i slutändan en nödlösning på ett framväxande problem. Så om den misslyckas? Resultatet kan innebära att projektet försenas, att resurser går förlorade när de flyttas till andra avdelningar och att företaget förlorar pengar.

I verkligheten?

Problemen kan få en dominoeffekt. Leverantörer kan bli försenade, fabriker kan vara otillgängliga, leveranser kan utebli, produktionen kan förskjutas och tvingas till tidsbrist, och ledningen kan påverkas av störningarna på deras resultat. Kort sagt, det skulle kunna påverka din logistikhantering negativt.

Då denna process jonglerar resurser mellan projekt har den potential att göra saker och ting mycket mer komplicerade än vad de skulle ha varit i början av projektet. Därför är det viktigt att ha en mekanism på plats för att spåra projektets tidslinje och milstolpar, så att du aldrig missar något.

Hur ProjectManager.com kan hjälpa till med resursutjämning

Som tidigare nämnts kan du med en molnbaserad plattform som ProjectManager.com få tillgång till projekthanteringsverktyg för att schemalägga resurser, balansera arbetsbelastning och omfördela uppgifter. Du vet vilka aktiviteter som är dedikerade till vem, när de ska vara klara och hur mycket de kostar. Få den synlighet du behöver för att noggrant spåra dina resurser för välgrundat beslutsfattande genom att registrera dig för vår prisbelönta projektledningsprogramvara.

Resurshanteringsverktyg i ProjectManager.com

.

Lämna ett svar

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.