Nivelarea resurselor 101: Stăpâniți această tehnică de PM

Există doar atât de multe resurse în lume – și pentru un anumit proiect. Fiecare sarcină de proiect necesită o resursă care trebuie să respecte calendarul proiectului, bugetul etc. Și, pe măsură ce proiectul respectiv se desfășoară, este posibil să întâmpinați provocări și evenimente neașteptate care vă obligă să regândiți alocarea resurselor. Nivelarea resurselor vă poate ajuta să redistribuiți eficient resursele fără a vă afecta calendarul proiectului.

Ce este nivelarea resurselor?

În orice proiect, veți lucra cu mai multe resurse care trebuie să fie utilizate simultan. Scopul nivelării resurselor este de a structura sarcinile dintr-un proiect în mod optim, astfel încât niciuna dintre activitățile dvs. să nu fie blocată din cauza lipsei de resurse. Resursele în acest sistem includ personalul, materialele și instrumentele necesare pentru a finaliza proiectul.

În nivelarea resurselor, fiecărei resurse i se atribuie o dată de începere a resurselor (RS) și o dată de terminare a resurselor (RF) pentru a determina când poate fi utilizată pentru o activitate. Datele RS și RF sunt modificate având în vedere resursele disponibile și sunt puse în corespondență cu cererea necesară pentru proiect.

Cum se face

Pentru a efectua nivelarea resurselor, începeți prin a crea o dată de început și o dată de sfârșit de bază, cu termene flexibile între ele. Programați mai întâi activitățile cu prioritate mai mare, urmate de activitățile cu prioritate mai mică. Prioritățile aici sunt determinate de valoarea flotantă totală a fiecărei activități. Valoarea flotantă a unei activități este determinată, de obicei, de cât de mult poate fi întârziată o activitate fără a bloca progresul altor activități. Odată ce valoarea de flotare este luată în considerare, programul poate fi cartografiat algoritmic, astfel încât riscurile proiectului să poată fi atenuate și să existe o mică marjă de eroare.

Dacă se face cu succes, veți sfârși cu o nouă cronologie a datelor RS și RF pentru a o asocia cu CPM-ul dumneavoastră: în multe cazuri, nivelarea resurselor este adesea asociată cu metoda drumului critic (CPM). Metoda căii critice cere ca sarcinile să fie cartografiate în cadrul unui proiect din timp, în conformitate cu dependențele lor, și să li se acorde perioade flexibile de timp pentru a fi finalizate.

Pe măsură ce un proiect avansează, mulți manageri de proiect se confruntă cu tripla constrângere, în care, în orice proiect dat, există trei constrângeri principale: costul, domeniul de aplicare și timpul. Din cauza acestor constrângeri, nivelarea resurselor poate fi un instrument util pentru managerii de proiect.

Când este necesară nivelarea resurselor?

Nivelarea resurselor este utilizată atunci când există o penurie de resurse. Aceasta include atunci când o resursă nu este disponibilă pentru un anumit interval de date, când trebuie să fie împărțită cu alte echipe sau când cererea depășește oferta.

După cum s-a menționat anterior, nivelarea resurselor funcționează cel mai bine în cadrul modelului CPM, luând în același timp în considerare și constrângerile triple, astfel încât să ajute la curățarea unui portofoliu de proiecte restante.

Exemple din lumea reală care necesită nivelarea resurselor

Nivelarea resurselor este cea mai importantă atunci când trebuie să navigați printr-o potențială piedică viitoare a proiectului, să atenuați riscurile și să vă asigurați că rezultatul final este îndeplinit în mod eficient. Mai exact, este ideală pentru cei care se confruntă cu multe restanțe, cum ar fi echipele IT sau asistența pentru clienți. De exemplu, acest lucru poate fi deosebit de util pentru furnizorii de servicii de internet care încearcă să programeze momentul în care lucrătorii de întreținere pot ajunge la casele clienților lor.

Nivelarea resurselor vă poate ține colegii de echipă la curent cu ceea ce urmează, cu ceea ce este cel mai important de rezolvat cât mai repede, mai degrabă decât mai târziu, și vă poate menține părțile interesate mulțumite de timpul necesar pentru a finaliza sarcina. La sfârșitul zilei, această metodă poate însemna diferența dintre un proiect care depășește cu mult termenul limită și un backlog curățat.

În ce fază a proiectului este importantă nivelarea resurselor?

De obicei intră în joc la jumătatea proiectului, pe orice parte a traseului. Cu toate acestea, este important să o luați în considerare de la început, indiferent de situație, exact în momentul în care trasați calea critică a proiectelor dumneavoastră.

După cum am menționat anterior, atunci când este realizată cu succes, vă va oferi un nou calendar pe care să-l prezentați părților interesate cheie. Dar ceva de reținut – odată ce resursa dvs. începe sarcina, aceasta va continua neîntrerupt până când acea resursă a terminat sarcina. Acest lucru înseamnă că datele RS și RF sunt atribuite în cadrul aceluiași nivel, așa că nu ar trebui să vă întrerupă prea mult cronologia dacă se face corect.

ProjectManager.com vă permite să realocați volumul de muncă direct din vizualizarea Gantt – Aflați mai multe!

Ce sunt cele mai bune practici și tehnici?

Cum se întâmplă de obicei cu cele mai bune practici de management de proiect, totul stă în modul în care vă pregătiți. Iată o listă de verificare pentru a vă ajuta să începeți.

  1. Dezvoltați-vă programul în funcție de timpul necesar unei resurse pentru a finaliza o sarcină.
  2. Apoi, odată ce CPM-ul a fost creat, luați în considerare numărul de resurse necesare pentru fiecare sarcină.
  3. Determinați cum să atribuiți o prioritate fiecărei sarcini și încărcați-o pe fiecare în program, împărțită în funcție de semnificație.
  4. Puneți CPM-ul să calculeze algoritmic noile date de începere și de încheiere a proiectului.
  5. Țineți evidența activităților deja programate și marcați cât timp necesită acestea. Astfel, puteți planifica din timp activitățile viitoare care sunt de calibru similar.

Cel mai simplu mod de a pune în aplicare lista de verificare de mai sus este să folosiți un software de gestionare a proiectelor robust și complet, cum ar fi ProjectManager.com, unde puteți să vă urmăriți resursele și să atribuiți proiecte în funcție de disponibilitate. Pentru că atunci când există o mulțime de plăci care se învârt, poate fi ușor să pierdeți din vedere care sunt cele mai importante pentru a ține pasul cu ele. Și exact despre asta este vorba în nivelarea resurselor.

Care sunt capcanele la care trebuie să fiți atenți?

În esența sa, nivelarea resurselor este o metodă de gestionare a crizelor. Confruntarea cu conflicte care se agravează? Nivelarea resurselor le descâlcește. Cu toate acestea, de obicei face acest lucru în detrimentul uneia dintre cele trei constrângeri triple pe care le-am menționat – cost, domeniu de aplicare sau timp. Astfel, chiar de la început, riscul de eroare este ridicat, iar micile neajunsuri sunt integrate în proces.

Așteptați-vă ca proiectele să fie rezolvate în timp util, dar în detrimentul costului sau al domeniului de aplicare. Obțineți sarcini realizate în limita bugetului, dar în detrimentul timpului sau al domeniului de aplicare. Realizați întregul domeniu de aplicare al proiectului, dar în detrimentul costului sau al timpului.

Care sunt consecințele unei nivelări deficitare a resurselor?

Nivelarea resurselor este, în cele din urmă, soluția provizorie la o problemă emergentă. Deci, dacă aceasta eșuează? Rezultatele ar putea însemna un proiect întârziat, ratarea resurselor, deoarece acestea sunt mutate în alte departamente, și vă costă compania bani.

În termeni din lumea reală?

Problemele ar putea avea un efect de domino. Furnizorii ar putea fi întârziați, fabricile ar putea fi indisponibile, expedierile ar putea fi ratate, producția ar putea fi decalată și forțată în criză de timp, iar conducerea ar putea fi afectată de perturbarea rezultatelor lor. Pe scurt, v-ar putea afecta în mod negativ managementul logistic.

Pentru că acest proces jonglează cu resursele între proiecte, are potențialul de a face lucrurile mult mai complicate decât ar fi fost la începutul proiectului. De aceea, este important să dispuneți de un mecanism de urmărire a calendarului și a etapelor proiectului, astfel încât să nu pierdeți nicio etapă.

Cum vă poate ajuta ProjectManager.com cu nivelarea resurselor

Cum s-a menționat anterior, cu o platformă bazată pe cloud, precum ProjectManager.com, puteți accesa instrumente de gestionare a proiectelor pentru a programa resursele, a echilibra volumul de muncă și a realoca sarcini. Aflați ce activități sunt dedicate cui, când trebuie îndeplinite și cât costă. Obțineți vizibilitatea de care aveți nevoie pentru a vă urmări cu exactitate resursele pentru a lua decizii în cunoștință de cauză, înregistrându-vă pentru software-ul nostru premiat de gestionare a proiectelor.

Instrumente de gestionare a resurselor în ProjectManager.com

.

Leave a Reply

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.