Nivelamento de Recursos 101: Domine esta Técnica PM

Existem apenas tantos recursos no mundo – e para um projeto em particular. Cada tarefa de projeto requer um recurso que deve cumprir o cronograma do projeto, orçamento, etc. E à medida que esse projeto se desdobra, você pode encontrar desafios e eventos inesperados que o forçam a repensar sua alocação de recursos. O nivelamento de recursos pode ajudá-lo a redistribuir eficazmente os seus recursos sem afectar a cronologia do seu projecto.

O que é o nivelamento de recursos?

Em qualquer projecto, irá trabalhar com vários recursos que precisam de estar em uso simultaneamente. O objetivo do nivelamento de recursos é estruturar tarefas em um projeto de forma otimizada para que nenhuma de suas atividades seja bloqueada por falta de recursos. Os recursos nesse sistema incluem pessoal, materiais e as ferramentas necessárias para completar o projeto.

No ajuste de recursos, a cada recurso é atribuída uma data de início (RS) e uma data de término (RF) do recurso para determinar quando ele pode ser utilizado para uma tarefa. As datas RS e RF são modificadas em função dos recursos disponíveis e são mapeadas em função da demanda necessária para o projeto.

Como fazer isso

Para realizar o nivelamento de recursos, comece criando uma data base de início e fim, com prazos flexíveis no meio. Programe primeiro as atividades de maior prioridade, seguidas das atividades de menor prioridade. As prioridades aqui são determinadas pelo valor total da margem de flutuação de cada atividade. O valor de folga de uma tarefa é normalmente determinado pelo quanto uma tarefa pode ser atrasada sem bloquear o progresso de outras tarefas. Uma vez que o valor de flutuação é calculado, o cronograma pode ser mapeado de forma algorítmica para que os riscos do projeto possam ser mitigados e possa haver uma pequena margem de erro.

Se feito com sucesso, você acabará com uma nova linha de tempo de datas RS e RF para emparelhar com seu CPM: em muitos casos, o nivelamento de recursos é frequentemente emparelhado com o método de caminho crítico (CPM). O método do caminho crítico exige que as tarefas sejam mapeadas dentro de um projeto antes do tempo, de acordo com suas dependências, e são dados períodos flexíveis de tempo para completar.

À medida que um projeto progride, muitos gerentes de projeto encontram a tripla restrição, onde, em qualquer projeto, há três restrições principais: custo, escopo e tempo. Devido a essas restrições, o nivelamento de recursos pode ser uma ferramenta útil para gerentes de projetos.

Quando é necessário o nivelamento de recursos?

O nivelamento de recursos é usado quando há escassez de recursos. Isto inclui quando um recurso não está disponível para um determinado intervalo de datas, quando tem de ser partilhado com outras equipas ou quando a procura excede a oferta.

Como mencionado anteriormente, o nivelamento de recursos funciona melhor dentro do modelo CPM, ao mesmo tempo que considera as três restrições, de modo a ajudar a limpar um backlog de projectos.

Exemplos do mundo real que exigem o nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos é mais importante quando você tem que navegar em um potencial problema de projeto futuro, mitigar riscos e garantir que o resultado final esteja sendo alcançado de forma eficiente. Mais especificamente, é ideal para aqueles que lidam com muitos backlogs, como equipes de TI ou Suporte ao Cliente. Por exemplo, isso pode ser particularmente útil para os Provedores de Serviços de Internet que tentam agendar quando os trabalhadores de manutenção podem chegar às casas dos clientes.

O nivelamento de recursos pode manter seus colegas de trabalho avaliados sobre o que está por vir a seguir, o que é mais importante para nocautear mais cedo, em vez de mais tarde, e manter seus interessados satisfeitos com o tempo que levou para concluir a tarefa. No final das contas, este método pode significar a diferença entre um projeto que já ultrapassou o seu prazo, e um backlog limpo.

Em que fase do projeto é importante o nivelamento de recursos?

Normalmente entra em jogo no meio do projeto, em qualquer parte do caminho. No entanto, é importante considerar no início independentemente, assim como você está mapeando o caminho crítico do seu projeto.

Como mencionamos anteriormente, quando feito com sucesso, ele lhe dará uma nova linha do tempo para apresentar aos principais interessados. Mas algo para anotar – desde que seu recurso comece na tarefa, ele continuará sem interrupções até que esse recurso tenha terminado a tarefa. Isto significa que as datas RS e RF são atribuídas dentro do mesmo nível, portanto não deve interromper muito a sua linha de tempo se feita corretamente.

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Quais são as melhores práticas e técnicas?

Como geralmente é o caso das melhores práticas de gerenciamento de projetos, está tudo na forma como você se prepara. Aqui está uma lista de verificação para você começar.

  1. Desenvolva seu cronograma em torno do tempo que um recurso leva para completar uma tarefa.
  2. Então, uma vez criado o CPM, considere o número de recursos necessários para cada tarefa.
  3. Determine como atribuir uma prioridade a cada tarefa e carregue cada uma delas no cronograma, dividido por significado.
  4. Calcule seu algoritmo CPM de forma a calcular as datas de início e fim do seu novo projeto.
  5. Calcule o histórico de atividades já programadas e marque quanto tempo elas precisam. Dessa forma, você pode planejar com antecedência para atividades futuras de calibre similar.

A maneira mais fácil de implementar a lista de verificação acima é usando um software de gerenciamento de projetos robusto e completo como o ProjectManager.com, onde você pode rastrear seus recursos e atribuir projetos com base na disponibilidade. Porque quando há muitas placas girando, pode ser fácil perder de vista quais são as mais importantes para se manter atualizado. E é exatamente disso que se trata o nivelamento de recursos.

Quais são as armadilhas a serem observadas?

Em seu núcleo, o nivelamento de recursos é um método de gerenciamento de crise. Lidando com conflitos compostos? O nivelamento de recursos os desmarca. No entanto, normalmente faz isso às custas de uma das triplas restrições que mencionamos – custo, escopo ou tempo. Portanto, mesmo no início, o risco de erro é alto, e pequenos contratempos são introduzidos no processo.

Expecta que os projetos sejam resolvidos em tempo hábil, mas às custas do custo ou do escopo. Obter tarefas realizadas sob orçamento, mas à custa do tempo ou do escopo. Atingir todo o escopo do projeto, mas à custa de custo ou tempo.

Quais são as conseqüências do mau nivelamento de recursos?

O nivelamento de recursos é, em última instância, o stopgap para um problema emergente. Então, se isso falhar? Os resultados podem significar um projeto atrasado, perdendo recursos à medida que são embaralhados para outros departamentos, e custando dinheiro à sua empresa.

Em termos reais?

Os problemas podem ter um efeito dominó. Os fornecedores poderiam ser atrasados, as fábricas poderiam não estar disponíveis, os embarques poderiam ser perdidos, a produção poderia ser compensada e forçada a uma crise de tempo, e a liderança poderia ser afetada pela interrupção de seus resultados. Em resumo, poderia afetar negativamente a sua gestão logística.

Porque este processo faz malabarismos entre os recursos dos projetos, ele tem o potencial de tornar as coisas muito mais complicadas do que seriam no início do projeto. É por isso que é importante ter um mecanismo para acompanhar o cronograma e os marcos do seu projeto, para que você nunca perca uma batida.

Como o ProjectManager.com pode ajudar no nivelamento de recursos

Como mencionado anteriormente, com uma plataforma baseada em nuvem como o ProjectManager.com, você pode acessar ferramentas de gerenciamento de projetos para agendar recursos, equilibrar cargas de trabalho e reatribuir tarefas. Saber quais atividades são dedicadas a quem, quando elas são devidas e quanto custam. Obtenha a visibilidade que você precisa para rastrear com precisão seus recursos para uma tomada de decisão informada, inscrevendo-se em nosso premiado software de gerenciamento de projetos.

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