Resource Leveling 101: Beheers deze PM Techniek

Er zijn maar zo veel resources in de wereld-en voor een bepaald project. Elke projecttaak vergt een resource die zich moet houden aan het projectschema, budget, enz. En naarmate dat project zich ontvouwt, kunt u op uitdagingen en onverwachte gebeurtenissen stuiten die u dwingen uw resourcetoewijzing te heroverwegen. Resource leveling kan u helpen uw resources effectief te herverdelen zonder dat dit van invloed is op de tijdlijn van het project.

Wat is Resource Leveling?

In een willekeurig project werkt u met verschillende resources die tegelijkertijd in gebruik moeten zijn. Het doel van resource leveling is om taken in een project optimaal te structureren, zodat geen van je activiteiten wordt geblokkeerd door een gebrek aan resources. Resources in dit systeem omvatten personeel, materialen en het gereedschap dat nodig is om het project te voltooien.

In resource leveling, krijgt elk resource een resource start (RS) en een resource finish (RF) datum toegewezen om te bepalen wanneer het kan worden gebruikt voor een activiteit. De RS- en RF-data worden aangepast aan de beschikbare resources, en worden afgezet tegen de vraag die voor het project nodig is.

Hoe het te doen

Om resource leveling uit te voeren, begint u met het creëren van een basisbegin- en einddatum, met flexibele deadlines ertussen. Plan de activiteiten met de hoogste prioriteit eerst, gevolgd door de activiteiten met de laagste prioriteit. De prioriteiten worden hier bepaald door de totale float-waarde van elke activiteit. De float-waarde van een taak wordt meestal bepaald door hoeveel een taak kan worden vertraagd zonder andere taken te blokkeren. Zodra de float-waarde is berekend, kan de planning algoritmisch in kaart worden gebracht, zodat projectrisico’s kunnen worden beperkt en er een beetje ruimte is voor fouten.

Als dit met succes is gedaan, zult u eindigen met een nieuwe tijdlijn van RS- en RF-data om te koppelen aan uw CPM: in veel gevallen wordt resource leveling vaak gekoppeld aan de kritieke padmethode (CPM). De kritieke padmethode vereist dat taken binnen een project van tevoren in kaart worden gebracht in overeenstemming met hun afhankelijkheden, en dat ze flexibele perioden krijgen om te voltooien.

Naarmate een project vordert, komen veel projectmanagers de drievoudige beperking tegen, waarbij er in een gegeven project drie belangrijke beperkingen zijn: kosten, bereik en tijd. Vanwege deze beperkingen kan resource leveling een nuttig hulpmiddel zijn voor projectmanagers.

Wanneer is Resource Leveling nodig?

Resource leveling wordt gebruikt wanneer er sprake is van schaarste aan middelen. Dit omvat wanneer een resource niet beschikbaar is voor een bepaalde datum range, wanneer het moet worden gedeeld met andere teams of wanneer de vraag groter is dan het aanbod.

Zoals eerder vermeld, resource leveling werkt het beste binnen het CPM-model, terwijl ook rekening wordt gehouden met de drievoudige beperkingen om zo te helpen een achterstand van projecten op te ruimen.

Real-World Examples that Demand Resource Leveling

Resource leveling is het belangrijkst wanneer u een potentieel toekomstig projecthapje moet navigeren, risico’s moet beperken en ervoor moet zorgen dat de bottom line efficiënt wordt gehaald. Meer specifiek, het is ideaal voor degenen die te maken hebben met veel achterstanden, zoals IT-teams of Customer Support. Dit kan bijvoorbeeld bijzonder nuttig zijn voor Internet Service Providers die proberen te plannen wanneer onderhoudsmedewerkers bij hun klanten kunnen arriveren.

Resource leveling kan uw collega’s op de hoogte houden van wat de volgende keer komt, wat het belangrijkste is om eerder af te ronden dan later, en uw stakeholders tevreden houden over de tijd die het kostte om de taak te voltooien. Aan het eind van de dag kan deze methode het verschil betekenen tussen een project dat ver voorbij de deadline zoemt, en een opgeruimde backlog.

In welke projectfase is Resource Leveling belangrijk?

Het komt meestal in het spel halverwege het project, op een deel van het traject. Het is echter belangrijk om het aan het begin te overwegen, wanneer u het kritieke pad van uw projecten in kaart brengt.

Zoals we al eerder zeiden, als het succesvol wordt uitgevoerd, krijgt u een nieuwe tijdlijn die u aan de belangrijkste belanghebbenden kunt presenteren. Maar iets om op te merken – zodra uw resource begint aan de taak, zal het ononderbroken doorgaan totdat die resource de taak heeft voltooid. Dit betekent dat RS- en RF-data op hetzelfde niveau worden toegewezen, dus als het goed wordt gedaan, zou het uw tijdlijn niet te veel moeten onderbreken.

ProjectManager.com laat u werklast direct vanuit de Gantt-weergave opnieuw toewijzen-Lees meer!

Wat zijn de beste praktijken en technieken?

Zoals meestal het geval is met de beste praktijken op het gebied van projectbeheer, zit het hem in hoe u zich voorbereidt. Hier is een checklist om u op weg te helpen.

  1. Ontwikkel uw planning rond de tijd die een resource nodig heeft om een taak te voltooien.
  2. Dan, zodra het CPM is gemaakt, overweeg het aantal resources dat nodig is voor elke taak.
  3. Bepaal hoe u aan elke taak een prioriteit toekent en laad ze in de planning, opgedeeld volgens belangrijkheid.
  4. Laat uw CPM algoritmisch uw nieuwe begin- en einddatum van het project berekenen.
  5. Houd bij welke activiteiten al zijn gepland en markeer hoeveel tijd ze in beslag nemen. Op die manier kunt u vooruit plannen voor toekomstige activiteiten die van vergelijkbaar kaliber zijn.

De eenvoudigste manier om de bovenstaande checklist te implementeren, is door een robuuste, volledig functionele projectmanagementsoftware zoals ProjectManager.com te gebruiken, waarmee u uw resources kunt volgen en projecten kunt toewijzen op basis van beschikbaarheid. Want als er veel projecten op stapel staan, kan het gemakkelijk zijn om uit het oog te verliezen welke het belangrijkst zijn om bij te houden. En dat is precies waar het bij resource leveling om draait.

Wat zijn de valkuilen om voor uit te kijken?

In de kern is resource leveling een crisismanagementmethode. Heeft u te maken met conflicten die zich opstapelen? Resource leveling ontwart ze. Maar meestal gaat dat ten koste van een van de drie beperkingen die we noemden: kosten, omvang, of tijd. Dus zelfs in het begin is de kans op fouten groot, en kleine ongelukjes zijn in het proces ingebakken.

Verwacht dat projecten tijdig worden opgelost, maar ten koste van kosten of bereik. Krijg taken volbracht onder budget, maar ten koste van tijd of scope. Bereik de gehele reikwijdte van het project, maar ten koste van kosten of tijd.

Wat zijn de gevolgen van slechte Resource Leveling?

Resource leveling is uiteindelijk het lapmiddel voor een opkomend probleem. Dus als dat mislukt? Dan kan dat leiden tot een vertraagd project, het mislopen van resources omdat ze naar andere afdelingen worden verschoven, en het kost uw bedrijf geld.

In de praktijk?

De problemen kunnen een domino-effect hebben. Leveranciers kunnen worden vertraagd, fabrieken kunnen niet beschikbaar zijn, zendingen kunnen worden gemist, de productie kan worden gecompenseerd en gedwongen in een tijdnood, en het leiderschap kan worden beïnvloed door de verstoring van hun bottom line. Kortom, het kan uw logistiek management negatief beïnvloeden.

Omdat dit proces resources tussen projecten jongleert, heeft het de potentie om dingen veel ingewikkelder te maken dan ze zouden zijn geweest bij het begin van het project. Daarom is het belangrijk om een mechanisme te hebben om de tijdlijn en mijlpalen van uw project bij te houden, zodat u nooit een beat mist.

Hoe ProjectManager.com kan helpen bij Resource Leveling

Zoals eerder vermeld, hebt u met een cloud-gebaseerd platform als ProjectManager.com toegang tot projectmanagementtools om resources te plannen, werkdruk in balans te brengen en taken opnieuw toe te wijzen. Weet welke activiteiten aan wie zijn toegewezen, wanneer ze moeten worden uitgevoerd en hoeveel ze kosten. Meld u aan voor onze bekroonde projectbeheersoftware en krijg het overzicht dat u nodig hebt om uw resources nauwkeurig bij te houden en weloverwogen beslissingen te nemen.

Hulpmiddelen voor resourcebeheer in ProjectManager.com

Leave a Reply

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.