Nivelación de recursos 101: domine esta técnica de gestión de proyectos

Sólo hay un número determinado de recursos en el mundo y para un proyecto concreto. Cada tarea del proyecto requiere un recurso que debe ajustarse al calendario del proyecto, al presupuesto, etc. Y a medida que ese proyecto se desarrolla, puede encontrar desafíos y eventos inesperados que le obliguen a replantearse la asignación de recursos. La nivelación de recursos puede ayudarle a redistribuir eficazmente sus recursos sin que ello afecte al calendario del proyecto.

¿Qué es la nivelación de recursos?

En cualquier proyecto, trabajará con varios recursos que deben utilizarse simultáneamente. El objetivo de la nivelación de recursos es estructurar las tareas de un proyecto de forma óptima para que ninguna de sus actividades se vea bloqueada por la falta de recursos. Los recursos en este sistema incluyen el personal, los materiales y las herramientas necesarias para completar el proyecto.

En la nivelación de recursos, a cada recurso se le asigna una fecha de inicio de recurso (RS) y una fecha de finalización de recurso (RF) para determinar cuándo se puede utilizar para una actividad. Las fechas de inicio de los recursos y las fechas de finalización de los recursos se modifican en función de los recursos disponibles y se comparan con la demanda necesaria para el proyecto.

Cómo hacerlo

Para realizar la nivelación de recursos, comience por crear una fecha de inicio y una fecha de finalización de referencia, con plazos flexibles entre ellas. Programe primero las actividades de mayor prioridad, seguidas de las de menor prioridad. Las prioridades aquí se determinan por el valor total de flotación de cada actividad. El valor de flotación de una tarea suele determinarse en función de cuánto puede retrasarse una tarea sin bloquear el progreso de otras. Una vez que el valor de flotación es factorizado, el cronograma puede ser mapeado algorítmicamente para que los riesgos del proyecto puedan ser mitigados y pueda haber un poco de espacio para el error.

Si se hace con éxito, usted terminará con un nuevo cronograma de fechas de RS y RF para emparejar con su CPM: en muchos casos, la nivelación de recursos es a menudo emparejada con el método del camino crítico (CPM). El método de la ruta crítica exige que las tareas se asignen dentro de un proyecto con antelación de acuerdo con sus dependencias, y que se les den períodos de tiempo flexibles para completarlas.

A medida que un proyecto avanza, muchos gestores de proyectos se encuentran con la triple restricción, donde, en cualquier proyecto dado, hay tres restricciones principales: coste, alcance y tiempo. Debido a estas limitaciones, la nivelación de recursos puede ser una herramienta útil para los gestores de proyectos.

¿Cuándo se requiere la nivelación de recursos?

La nivelación de recursos se utiliza cuando hay escasez de recursos. Esto incluye cuando un recurso no está disponible para un determinado rango de fechas, cuando tiene que ser compartido con otros equipos o cuando la demanda supera la oferta.

Como se mencionó anteriormente, la nivelación de recursos funciona mejor dentro del modelo CPM, mientras que también se consideran las restricciones triples con el fin de ayudar a limpiar una acumulación de proyectos.

Ejemplos del mundo real que exigen la nivelación de recursos

La nivelación de recursos es más importante cuando se tiene que sortear un posible inconveniente en un proyecto futuro, mitigar el riesgo y asegurar que el resultado final se está cumpliendo de manera eficiente. Más concretamente, es ideal para aquellos que se ocupan de muchos atrasos, como los equipos de TI o el servicio de atención al cliente. Por ejemplo, esto puede ser especialmente útil para los proveedores de servicios de Internet que tratan de programar cuándo pueden llegar los trabajadores de mantenimiento a los hogares de sus clientes.

La nivelación de recursos puede mantener a sus compañeros de trabajo al tanto de lo que viene a continuación, de lo que es más importante para acabar cuanto antes, y mantener a sus interesados satisfechos con el tiempo que se tardó en completar la tarea. Al final del día, este método puede significar la diferencia entre un proyecto que se aleja de su fecha límite y una cartera de pedidos despejada.

¿En qué fase del proyecto es importante la nivelación de recursos?

Típicamente entra en juego a mitad del proyecto, en cualquier parte del camino. Sin embargo, es importante tenerlo en cuenta desde el principio, justo cuando está trazando la ruta crítica de sus proyectos.

Como hemos mencionado antes, cuando se hace con éxito, le dará una nueva línea de tiempo para presentar a las partes interesadas clave. Pero hay que tener en cuenta algo: una vez que su recurso comience la tarea, continuará sin interrupción hasta que ese recurso haya terminado la tarea. Esto significa que las fechas de RS y RF se asignan dentro del mismo nivel, por lo que no debería interrumpir demasiado su línea de tiempo si se hace correctamente.

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¿Cuáles son las mejores prácticas y técnicas?

Como suele ocurrir con las mejores prácticas de gestión de proyectos, todo depende de cómo se prepare. Aquí hay una lista de verificación para empezar.

  1. Desarrolle su cronograma en torno al tiempo que le toma a un recurso completar una tarea.
  2. Luego, una vez que el CPM ha sido creado, considere el número de recursos necesarios para cada tarea.
  3. Determine cómo asignar una prioridad a cada tarea y cargue cada una en el cronograma, dividida por importancia.
  4. Haga que su CPM calcule algorítmicamente las nuevas fechas de inicio y finalización del proyecto.
  5. Mantenga un registro de las actividades ya programadas y marque cuánto tiempo requieren. De este modo, podrá planificar con antelación las actividades futuras que sean de un calibre similar.

La forma más sencilla de poner en práctica la lista de comprobación anterior es utilizar un software de gestión de proyectos sólido y con todas las funciones, como ProjectManager.com, en el que podrá realizar un seguimiento de sus recursos y asignar proyectos en función de su disponibilidad. Porque cuando hay un montón de platos que giran, puede ser fácil perder la pista de cuáles son los más importantes para mantenerse al día. Y eso es exactamente de lo que trata la nivelación de recursos.

¿Cuáles son los peligros que hay que tener en cuenta?

En esencia, la nivelación de recursos es un método de gestión de crisis. ¿Se trata de conflictos que se agravan? La nivelación de recursos los desenreda. Sin embargo, suele hacerlo a expensas de una de las tres restricciones que hemos mencionado: coste, alcance o tiempo. Así que, incluso al principio, el riesgo de error es alto, y los pequeños contratiempos se incorporan al proceso.

Esperar que los proyectos se resuelvan a tiempo, pero a expensas del coste o del alcance. Conseguir que las tareas se realicen por debajo del presupuesto, pero a expensas del tiempo o del alcance. Lograr todo el alcance del proyecto, pero a expensas del coste o del tiempo.

¿Cuáles son las consecuencias de una mala nivelación de recursos?

La nivelación de recursos es, en última instancia, el parche para un problema emergente. ¿Y si falla? Los resultados podrían significar un retraso en el proyecto, la pérdida de recursos al ser trasladados a otros departamentos, y el costo de su empresa.

En términos del mundo real?

Los problemas podrían tener un efecto dominó. Los proveedores podrían retrasarse, las fábricas podrían no estar disponibles, los envíos podrían perderse, la producción podría verse compensada y forzada a un tiempo de espera, y el liderazgo podría verse afectado por la interrupción de sus resultados. En resumen, podría afectar negativamente a su gestión logística.

Debido a que este proceso hace malabarismos con los recursos entre los proyectos, tiene el potencial de complicar las cosas mucho más de lo que habría sido al principio del proyecto. Por eso es importante contar con un mecanismo para hacer un seguimiento del calendario y los hitos de su proyecto, para no perder nunca el ritmo.

Cómo ProjectManager.com puede ayudar con la nivelación de recursos

Como se ha mencionado anteriormente, con una plataforma basada en la nube como ProjectManager.com, puede acceder a herramientas de gestión de proyectos para programar recursos, equilibrar cargas de trabajo y reasignar tareas. Sepa qué actividades están dedicadas a quién, cuándo deben realizarse y cuánto cuestan. Obtenga la visibilidad que necesita para realizar un seguimiento preciso de sus recursos para una toma de decisiones informada registrándose en nuestro galardonado software de gestión de proyectos.

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