Resource Leveling 101: Master this PM Technique

Ci sono solo tante risorse nel mondo e per un particolare progetto. Ogni compito del progetto richiede una risorsa che deve aderire al programma del progetto, al budget, ecc. E mentre il progetto si sviluppa, puoi incontrare sfide ed eventi inaspettati che ti costringono a ripensare la tua allocazione delle risorse. Il livellamento delle risorse può aiutarti a ridistribuire efficacemente le tue risorse senza influenzare la timeline del progetto.

Che cos’è il livellamento delle risorse?

In ogni progetto, lavorerai con diverse risorse che devono essere utilizzate contemporaneamente. L’obiettivo del livellamento delle risorse è quello di strutturare i compiti in un progetto in modo ottimale in modo che nessuna delle tue attività sia bloccata dalla mancanza di risorse. Le risorse in questo sistema includono il personale, i materiali e gli strumenti necessari per completare il progetto.

Nel livellamento delle risorse, ad ogni risorsa viene assegnata una data di inizio risorsa (RS) e una di fine risorsa (RF) per determinare quando può essere usata per un’attività. Le date RS e RF sono modificate in base alle risorse disponibili, e sono mappate rispetto alla domanda necessaria per il progetto.

Come farlo

Per eseguire il livellamento delle risorse, inizia creando una data iniziale e finale di base, con scadenze flessibili nel mezzo. Pianifica prima le attività a priorità più alta, seguite da quelle a priorità più bassa. Le priorità qui sono determinate dal valore float totale di ogni attività. Il valore di fluttuazione di un’attività è tipicamente determinato da quanto un’attività può essere ritardata senza bloccare l’avanzamento di altre attività. Una volta che il valore di fluttuazione è fattorizzato, la schedulazione può essere mappata algoritmicamente in modo che i rischi del progetto possano essere mitigati e ci possa essere un po’ di spazio per l’errore.

Se fatto con successo, ti ritroverai con una nuova linea temporale di date RS e RF da accoppiare al tuo CPM: in molti casi, il livellamento delle risorse è spesso accoppiato al metodo del percorso critico (CPM). Il metodo del percorso critico richiede che i compiti siano mappati all’interno di un progetto prima del tempo secondo le loro dipendenze, e che siano dati periodi di tempo flessibili per completare.

Quando un progetto procede, molti project manager incontrano il triplo vincolo, dove, in ogni dato progetto, ci sono tre vincoli principali: costo, scopo e tempo. A causa di questi vincoli, il livellamento delle risorse può essere uno strumento utile per i project manager.

Quando è necessario il livellamento delle risorse?

Il livellamento delle risorse viene usato quando c’è scarsità di risorse. Questo include quando una risorsa non è disponibile per un certo intervallo di date, quando deve essere condivisa con altri team o quando la domanda supera l’offerta.

Come detto in precedenza, il livellamento delle risorse funziona meglio all’interno del modello CPM, considerando anche i vincoli tripli in modo da aiutare a pulire un arretrato di progetti.

Esempi del mondo reale che richiedono il livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse è più importante quando si deve navigare un potenziale intoppo futuro del progetto, mitigare il rischio e assicurare che la linea di fondo sia soddisfatta in modo efficiente. Più specificamente, è ideale per coloro che hanno a che fare con un sacco di arretrati, come i team IT o il supporto clienti. Per esempio, questo può essere particolarmente utile per gli Internet Service Provider che cercano di programmare quando gli addetti alla manutenzione possono arrivare a casa dei loro clienti.

Il livellamento delle risorse può mantenere i vostri colleghi aggiornati su ciò che sta arrivando, ciò che è più importante da far fuori prima, piuttosto che dopo, e mantenere i vostri stakeholder soddisfatti del tempo necessario per completare il compito. Alla fine della giornata, questo metodo può significare la differenza tra un progetto che va avanti ben oltre la sua scadenza, e un backlog cancellato.

In quale fase del progetto è importante il Resource Leveling?

In genere entra in gioco a metà del progetto, su una qualsiasi parte del percorso. Tuttavia, è importante da considerare all’inizio a prescindere, proprio mentre stai mappando il percorso critico dei tuoi progetti.

Come abbiamo detto prima, se fatto con successo, ti darà una nuova linea temporale da presentare ai principali stakeholder. Ma qualcosa da notare – una volta che la vostra risorsa inizia l’attività, continuerà ininterrottamente fino a quando quella risorsa ha finito l’attività. Questo significa che le date RS e RF sono assegnate all’interno dello stesso livello, quindi non dovrebbe interrompere troppo la tua timeline se fatto correttamente.

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Quali sono le migliori pratiche e tecniche?

Come di solito accade con le migliori pratiche di project management, sta tutto in come ti prepari. Ecco una lista di controllo per iniziare.

  1. Sviluppa il tuo programma intorno al tempo necessario ad una risorsa per completare un compito.
  2. Poi, una volta che il CPM è stato creato, considera il numero di risorse necessarie per ogni compito.
  3. Determina come assegnare una priorità ad ogni compito e carica ognuno nel programma, diviso per importanza.
  4. Fai calcolare algoritmicamente al tuo CPM le nuove date di inizio e fine progetto.
  5. Tieni traccia delle attività già programmate, e segna quanto tempo richiedono. In questo modo, puoi pianificare in anticipo le attività future che sono di calibro simile.

Il modo più semplice per implementare la lista di controllo di cui sopra è usare un robusto e completo software di project management come ProjectManager.com dove puoi tenere traccia delle tue risorse e assegnare i progetti in base alla disponibilità. Perché quando ci sono un sacco di piatti che girano, può essere facile perdere la traccia di quali sono i più importanti da tenere al passo. E questo è esattamente ciò che il livellamento delle risorse è tutto.

Quali sono le insidie a cui prestare attenzione?

Al suo interno, il livellamento delle risorse è un metodo di gestione delle crisi. Avere a che fare con conflitti composti? Il livellamento delle risorse li districa. Tuttavia, di solito lo fa a spese di uno dei tre vincoli che abbiamo menzionato – costo, scopo o tempo. Quindi, anche all’inizio, il rischio di errore è alto, e i piccoli contrattempi sono incorporati nel processo.

Aspettatevi che i progetti vengano risolti in modo tempestivo, ma a spese del costo o della portata. Portare a termine i compiti sotto il budget, ma a spese del tempo o della portata. Raggiungere l’intero scopo del progetto, ma a spese del costo o del tempo.

Quali sono le conseguenze di un cattivo livellamento delle risorse?

Il livellamento delle risorse è in definitiva il rimedio ad un problema emergente. Quindi se questo fallisce? I risultati potrebbero significare un progetto ritardato, la perdita di risorse che vengono spostate in altri dipartimenti, e un costo per la vostra azienda.

In termini reali?

I problemi potrebbero avere un effetto domino. I fornitori potrebbero subire ritardi, le fabbriche potrebbero essere indisponibili, le spedizioni potrebbero essere mancate, la produzione potrebbe essere sfalsata e costretta in un time crunch, e la leadership potrebbe essere colpita dall’interruzione della loro linea di fondo. In breve, potrebbe influenzare negativamente la vostra gestione logistica.

Perché questo processo destreggia le risorse tra i progetti, ha il potenziale di rendere le cose molto più complicate di quanto sarebbero state all’inizio del progetto. Ecco perché è importante avere un meccanismo in atto per tracciare la timeline del progetto e le pietre miliari, in modo da non perdere mai un colpo.

Come ProjectManager.com può aiutare a livellare le risorse

Come già detto, con una piattaforma basata sul cloud come ProjectManager.com, è possibile accedere a strumenti di gestione del progetto per pianificare le risorse, bilanciare i carichi di lavoro e riassegnare i compiti. Sapere quali attività sono dedicate a chi, quando sono previste e quanto costano. Ottieni la visibilità di cui hai bisogno per tracciare accuratamente le tue risorse per un processo decisionale informato iscrivendoti al nostro premiato software di gestione dei progetti.

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