Resource Leveling 101: Master this PM Technique

A világon – és egy adott projektben – csak ennyi erőforrás van. Minden projektfeladat erőforrást igényel, amelynek be kell tartania a projekt ütemtervét, költségvetését stb. És ahogy a projekt kibontakozik, olyan kihívásokkal és váratlan eseményekkel találkozhat, amelyek arra kényszerítik, hogy újragondolja az erőforrás-elosztást. Az erőforrás-szintesítés segíthet az erőforrások hatékony újraelosztásában anélkül, hogy befolyásolná a projekt ütemezését.

Mi az erőforrás-szintesítés?

Egy adott projektben több erőforrással dolgozik, amelyeket egyszerre kell használni. Az erőforrás-szintesítés célja, hogy a projektben a feladatokat optimálisan strukturálja, hogy egyik tevékenységét se blokkolja az erőforrások hiánya. Az erőforrások ebben a rendszerben a személyzetet, az anyagokat és a projekt befejezéséhez szükséges eszközöket foglalják magukban.

Az erőforrás-szintesítés során minden erőforráshoz hozzárendelnek egy erőforrás-kezdési (RS) és egy erőforrás-befejezési (RF) dátumot, hogy meghatározzák, mikor használható egy tevékenységhez. Az RS dátumok és RF dátumok a rendelkezésre álló erőforrások figyelembevételével módosulnak, és a projekthez szükséges igényekkel kerülnek összevetésre.

Hogyan kell csinálni

Az erőforrás-szintesítés elvégzéséhez kezdje egy alapszintű kezdő és befejező dátum létrehozásával, a kettő között rugalmas határidőkkel. Először ütemezze a magasabb prioritású tevékenységeket, majd az alacsonyabb prioritásúakat. A prioritásokat itt az egyes tevékenységek teljes mozgóértéke határozza meg. Egy feladat mozgási értékét általában az határozza meg, hogy mennyit lehet késleltetni egy feladatot anélkül, hogy más feladatok előrehaladását akadályozná. Miután a float-értéket számításba vettük, az ütemtervet algoritmikusan feltérképezhetjük, hogy a projekt kockázatai csökkenthetők legyenek, és legyen egy kis hibalehetőség.

Sikeres végrehajtás esetén egy új RS- és RF-dátumokból álló ütemtervet kapunk, amelyet a CPM-mel párosíthatunk: sok esetben az erőforrás-szintesítés gyakran párosul a kritikus út módszerrel (CPM). A kritikus útvonal módszer megköveteli, hogy a feladatokat a projektben előre feltérképezzék a függőségüknek megfelelően, és rugalmas időtartamot kapjanak a teljesítésre.

A projekt előrehaladtával sok projektvezető találkozik a hármas korlátozással, ahol egy adott projektben három fő korlátozás van: a költség, a terjedelem és az idő. E korlátok miatt az erőforrás-szintesítés hasznos eszköz lehet a projektmenedzserek számára.

Mikor van szükség erőforrás-szintesítésre?

Az erőforrás-szintesítést akkor alkalmazzák, amikor erőforráshiány van. Ide tartozik, amikor egy erőforrás nem áll rendelkezésre egy bizonyos dátumtartományban, amikor más csapatokkal kell megosztani, vagy amikor a kereslet meghaladja a kínálatot.

Amint korábban említettük, az erőforrás-szintesítés a CPM-modellen belül működik a legjobban, miközben figyelembe veszi a hármas korlátokat is, hogy segítsen a projektek hátralékának eltakarításában.

Valós világbeli példák, amelyek igénylik az erőforrás-szintezést

Az erőforrás-szintezés akkor a legfontosabb, amikor egy potenciális jövőbeli projekthibát kell áthidalni, csökkenteni a kockázatot és biztosítani a végeredmény hatékony teljesítését. Pontosabban, ez ideális azok számára, akik sok elmaradással küzdenek, mint például az IT-csapatok vagy az ügyfélszolgálat. Ez például különösen hasznos lehet az internetszolgáltatók számára, akik megpróbálják beütemezni, hogy a karbantartók mikor érkezhetnek meg az ügyfeleikhez.

Az erőforrások kiegyenlítésével munkatársai folyamatosan tájékozódhatnak arról, hogy mi következik, mi a legfontosabb, amit inkább előbb, mint később kell kiütni, és az érdekelt felek elégedettek lehetnek a feladat elvégzésének idejével. A nap végén ez a módszer jelentheti a különbséget egy jóval a határidőn túl száguldó projekt és egy kiürített hátralék között.

Melyik projektfázisban fontos az erőforrás-szintesítés?

Jellemzően a projekt közepén, az út bármelyik szakaszán lép működésbe. Azonban ettől függetlenül már a kezdet kezdetén is fontos megfontolni, épp a projektek kritikus útvonalának feltérképezésekor.

Mint már említettük, ha sikeresen elvégezzük, akkor egy új ütemtervet kapunk, amelyet bemutathatunk a kulcsfontosságú érdekelt feleknek. De valamit meg kell jegyeznie – amint az erőforrása elkezdi a feladatot, az megszakítás nélkül folytatódik, amíg az adott erőforrás be nem fejezi a feladatot. Ez azt jelenti, hogy az RS és RF dátumok ugyanazon a szinten belül kerülnek kiosztásra, így ez nem szakíthatja meg túlságosan az idővonalát, ha helyesen végzi.

A ProjectManager.com lehetővé teszi a munkaterhelés átcsoportosítását közvetlenül a Gantt nézetből – Tudjon meg többet!

Melyek a legjobb gyakorlatok és technikák?

Mint általában a projektmenedzsment legjobb gyakorlatai esetében, minden azon múlik, hogyan készül fel. Íme egy ellenőrző lista az induláshoz.

  1. Az ütemtervet az alapján dolgozza ki, hogy egy erőforrásnak mennyi időre van szüksége egy feladat elvégzéséhez.
  2. Aztán, miután elkészült a CPM, vegye figyelembe az egyes feladatokhoz szükséges erőforrások számát.
  3. Meghatározza, hogyan rendeljen prioritást az egyes feladatokhoz, és töltse be mindegyiket az ütemtervbe, jelentőség szerint felosztva.
  4. Hagyja, hogy a CPM algoritmikusan kiszámítsa a projekt új kezdő- és befejezési dátumát.
  5. Követje nyomon a már ütemezett tevékenységeket, és jelölje meg, mennyi időt igényelnek. Így előre tervezheti a hasonló kaliberű jövőbeli tevékenységeket.

A fenti ellenőrző listát a legegyszerűbben egy robusztus, teljes funkcionalitású projektmenedzsment-szoftver, például a ProjectManager.com használatával valósíthatja meg, ahol nyomon követheti erőforrásait, és a rendelkezésre állás alapján rendelheti ki a projekteket. Mert amikor rengeteg pörgő tányér van, könnyen elveszíthetjük a fonalat, hogy melyek a legfontosabbak, amelyekkel lépést kell tartanunk. És pontosan erről szól az erőforrás-szintesítés.

Milyen buktatókra kell odafigyelni?

A lényegét tekintve az erőforrás-szintesítés egy válságkezelési módszer. A súlyosbodó konfliktusok kezelése? Az erőforrás-szintesítés kibogozza őket. Ezt azonban általában az általunk említett hármas korlátozás – költség, terjedelem vagy idő – valamelyikének rovására teszi. Így már a kezdet kezdetén is nagy a hibakockázat, és a kisebb malőrök be vannak építve a folyamatba.

Várja el, hogy a projektek időben megoldódjanak, de a költségek vagy a hatókör rovására. A feladatokat a költségvetés alatt, de az idő vagy a hatókör rovására oldják meg. Érje el a projekt teljes hatókörét, de a költségek vagy az idő rovására.

Melyek a rossz erőforrás-szintesítés következményei?

Az erőforrás-szintesítés végső soron egy felmerülő probléma áthidalása. Tehát ha ez nem sikerül? Az eredmények késedelmes projektet jelenthetnek, az erőforrások kimaradhatnak, mivel más részlegekhez kerülnek, és a vállalatnak pénzébe kerülhetnek.

A valós életben?

A problémáknak dominóhatásuk lehet. A beszállítók késhetnek, a gyárak elérhetetlenné válhatnak, a szállítások elmaradhatnak, a termelés eltolódhat és időzavarba kerülhet, a vezetőségre pedig hatással lehet, ha az eredményükre nézve zavarok keletkeznek. Röviden, ez negatívan befolyásolhatja a logisztikai irányítást.

Mivel ez a folyamat zsonglőrködik az erőforrásokkal a projektek között, potenciálisan sokkal bonyolultabbá teheti a dolgokat, mint amilyenek a projekt kezdetekor lettek volna. Ezért fontos, hogy legyen egy mechanizmus a projekt idővonalának és mérföldköveinek nyomon követésére, hogy ne maradjon le semmiről.

Hogyan segíthet a ProjectManager.com az erőforrások kiegyenlítésében

Amint már említettük, egy olyan felhőalapú platformmal, mint a ProjectManager.com, hozzáférhet a projektmenedzsmenteszközökhöz az erőforrások ütemezéséhez, a munkaterhek kiegyensúlyozásához és a feladatok átcsoportosításához. Tudja, hogy melyik tevékenység kinek a feladata, mikor esedékes és mennyibe kerül. A díjnyertes projektmenedzsment-szoftverünkre való feliratkozással megkapja az erőforrások pontos nyomon követéséhez szükséges átláthatóságot a megalapozott döntéshozatalhoz.

Resource management tools in ProjectManager.com

Leave a Reply

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.