Nivellement des ressources 101 : maîtriser cette technique de PM

Il n’y a qu’un nombre limité de ressources dans le monde – et pour un projet particulier. Chaque tâche du projet prend une ressource qui doit respecter le calendrier du projet, le budget, etc. Et au fur et à mesure que ce projet se déroule, vous pouvez rencontrer des défis et des événements inattendus qui vous obligent à repenser l’allocation de vos ressources. Le nivellement des ressources peut vous aider à redistribuer efficacement vos ressources sans affecter le calendrier de votre projet.

Qu’est-ce que le nivellement des ressources ?

Dans tout projet donné, vous travaillerez avec plusieurs ressources qui doivent être utilisées simultanément. L’objectif du nivellement des ressources est de structurer les tâches d’un projet de manière optimale afin qu’aucune de vos activités ne soit bloquée par un manque de ressources. Dans ce système, les ressources comprennent le personnel, les matériaux et les outils nécessaires à la réalisation du projet.

Dans le nivellement des ressources, on attribue à chaque ressource une date de début de ressource (RS) et une date de fin de ressource (RF) pour déterminer quand elle peut être utilisée pour une activité. Les dates RS et RF sont modifiées compte tenu des ressources disponibles, et sont mises en correspondance avec la demande nécessaire au projet.

Comment le faire

Pour effectuer le nivellement des ressources, commencez par créer une date de début et de fin de référence, avec des échéances flexibles entre les deux. Planifiez d’abord les activités de priorité supérieure, puis les activités de priorité inférieure. Les priorités sont ici déterminées par la valeur totale de la marge de chaque activité. La marge de manœuvre d’une tâche est généralement déterminée par le retard qu’elle peut prendre sans bloquer la progression des autres tâches. Une fois la valeur de marge prise en compte, le calendrier peut être tracé de manière algorithmique afin que les risques du projet puissent être atténués et qu’il puisse y avoir un peu de marge d’erreur.

Si vous le faites avec succès, vous vous retrouverez avec un nouveau calendrier de dates RS et RF à jumeler avec votre CPM : dans de nombreux cas, le nivellement des ressources est souvent jumelé avec la méthode du chemin critique (CPM). La méthode du chemin critique exige que les tâches soient cartographiées à l’avance au sein d’un projet en fonction de leurs dépendances, et qu’on leur accorde des périodes de temps flexibles pour les réaliser.

A mesure qu’un projet progresse, de nombreux chefs de projet rencontrent la triple contrainte, où, dans tout projet donné, il y a trois contraintes principales : le coût, la portée et le temps. En raison de ces contraintes, le nivellement des ressources peut être un outil utile pour les gestionnaires de projet.

Quand le nivellement des ressources est-il nécessaire ?

Le nivellement des ressources est utilisé lorsqu’il y a pénurie de ressources. Cela inclut lorsqu’une ressource n’est pas disponible pour une certaine plage de dates, lorsqu’elle doit être partagée avec d’autres équipes ou lorsque la demande dépasse l’offre.

Comme mentionné précédemment, le nivellement des ressources fonctionne mieux dans le modèle CPM, tout en considérant également les triples contraintes de manière à aider à nettoyer un arriéré de projets.

Exemples du monde réel qui exigent le nivellement des ressources

Le nivellement des ressources est le plus important lorsque vous devez naviguer dans un accroc potentiel futur du projet, atténuer les risques et vous assurer que le résultat final est atteint efficacement. Plus spécifiquement, c’est idéal pour ceux qui traitent de nombreux arriérés, comme les équipes informatiques ou le support client. Par exemple, cela peut être particulièrement utile pour les fournisseurs d’accès à Internet qui essaient de programmer le moment où les agents de maintenance peuvent arriver chez leurs clients.

Le nivellement des ressources peut permettre à vos collègues de rester informés de ce qui va suivre, de ce qu’il est le plus important d’éliminer le plus tôt possible, plutôt que le plus tard, et de garder vos parties prenantes satisfaites du temps qu’il a fallu pour accomplir la tâche. En fin de compte, cette méthode peut faire la différence entre un projet qui zoome bien au-delà de sa date limite, et un backlog nettoyé.

Dans quelle phase du projet le nivellement des ressources est-il important ?

Il entre généralement en jeu au milieu du projet, sur n’importe quelle partie du chemin. Cependant, il est important d’en tenir compte dès le début quoi qu’il en soit, au moment où vous tracez le chemin critique de vos projets.

Comme nous l’avons déjà mentionné, lorsqu’il est effectué avec succès, il vous donnera un nouveau calendrier à présenter aux principales parties prenantes. Mais quelque chose à noter – une fois que votre ressource commence sur la tâche, elle continuera sans interruption jusqu’à ce que cette ressource ait terminé la tâche. Cela signifie que les dates RS et RF sont attribuées au sein du même niveau, donc cela ne devrait pas trop interrompre votre calendrier si cela est fait correctement.

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Quelles sont les meilleures pratiques et techniques?

Comme c’est généralement le cas avec les meilleures pratiques de gestion de projet, tout est dans la façon dont vous vous préparez. Voici une liste de contrôle pour vous aider à démarrer.

  1. Développez votre calendrier autour du temps qu’il faut à une ressource pour accomplir une tâche.
  2. Puis, une fois le CPM créé, considérez le nombre de ressources nécessaires pour chaque tâche.
  3. Déterminez comment attribuer une priorité à chaque tâche et chargez chacune d’entre elles dans le planning, divisée par l’importance.
  4. Demandez à votre CPM de calculer algorithmiquement les dates de début et de fin de votre nouveau projet.
  5. Suivez les activités déjà programmées et marquez le temps qu’elles nécessitent. De cette façon, vous pouvez planifier à l’avance les activités futures qui sont de calibre similaire.

La façon la plus simple de mettre en œuvre la liste de contrôle ci-dessus est d’utiliser un logiciel de gestion de projet robuste et complet comme ProjectManager.com où vous pouvez suivre vos ressources et attribuer des projets en fonction de leur disponibilité. En effet, lorsqu’il y a beaucoup d’assiettes qui tournent, il peut être facile de perdre de vue celles qui sont les plus importantes à suivre. Et c’est exactement le but du nivellement des ressources.

Quels sont les pièges à surveiller ?

À la base, le nivellement des ressources est une méthode de gestion de crise. Vous devez faire face à des conflits qui s’aggravent ? Le nivellement des ressources les démêle. Cependant, il le fait généralement au détriment de l’une des triples contraintes que nous avons mentionnées – coût, portée ou temps. Ainsi, même au départ, le risque d’erreur est élevé, et les accidents mineurs sont intégrés au processus.

S’attendre à ce que les projets soient résolus dans les délais, mais au détriment du coût ou de la portée. Obtenez des tâches accomplies dans le respect du budget, mais au détriment du temps ou de la portée. Réaliser l’ensemble de la portée du projet, mais au détriment du coût ou du temps.

Quelles sont les conséquences d’un mauvais nivellement des ressources ?

Le nivellement des ressources est finalement le palliatif à un problème émergent. Donc, si cela échoue ? Les résultats pourraient se traduire par un projet retardé, la perte de ressources car elles sont transférées à d’autres départements, et des coûts pour votre entreprise.

En termes réels?

Les problèmes pourraient avoir un effet domino. Les fournisseurs pourraient être retardés, les usines pourraient être indisponibles, les expéditions pourraient être manquées, la production pourrait être décalée et forcée dans un délai serré, et le leadership pourrait être affecté par la perturbation de leur ligne de fond. En bref, cela pourrait affecter négativement votre gestion logistique.

Parce que ce processus jongle avec les ressources entre les projets, il a le potentiel de rendre les choses beaucoup plus compliquées qu’elles ne l’auraient été au début du projet. C’est pourquoi il est important d’avoir un mécanisme en place pour suivre le calendrier et les jalons de votre projet, afin de ne jamais manquer un battement.

Comment ProjectManager.com peut aider avec le nivellement des ressources

Comme mentionné précédemment, avec une plate-forme basée sur le cloud comme ProjectManager.com, vous pouvez accéder à des outils de gestion de projet pour planifier les ressources, équilibrer les charges de travail et réaffecter les tâches. Sachez quelles activités sont dédiées à qui, quand elles sont dues et combien elles coûtent. Obtenez la visibilité dont vous avez besoin pour suivre précisément vos ressources afin de prendre des décisions éclairées en vous inscrivant à notre logiciel de gestion de projet primé.

Outils de gestion des ressources dans ProjectManager.com

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