Resurssien tasaaminen 101: hallitse tämä PM-tekniikka

Maailmassa on vain rajallinen määrä resursseja – ja tiettyyn projektiin. Jokainen projektitehtävä vaatii resurssin, jonka on noudatettava projektin aikataulua, budjettia jne. Ja projektin edetessä saatat kohdata haasteita ja odottamattomia tapahtumia, jotka pakottavat sinut miettimään resurssien jakamista uudelleen. Resurssien tasaaminen voi auttaa sinua jakamaan resurssit tehokkaasti uudelleen ilman, että se vaikuttaa projektin aikatauluun.

Mitä on resurssien tasaaminen?

Kussakin projektissa työskentelet useiden resurssien kanssa, joiden on oltava käytössä samanaikaisesti. Resurssien tasaamisen tavoitteena on jäsentää projektin tehtävät optimaalisesti niin, ettei yksikään toiminto esty resurssien puutteen vuoksi. Tässä järjestelmässä resursseja ovat henkilöstö, materiaalit ja työkalut, joita tarvitaan projektin loppuunsaattamiseen.

Resurssien tasaamisessa jokaiselle resurssille määritetään resurssin aloituspäivä (RS) ja resurssin lopetuspäivä (RF) sen määrittämiseksi, milloin sitä voidaan käyttää johonkin toimintoon. RS- ja RF-päivämääriä muutetaan käytettävissä olevien resurssien perusteella, ja ne suhteutetaan projektissa tarvittavaan kysyntään.

Miten se tehdään

Resurssien tasauksen suorittaminen aloitetaan luomalla perustason alku- ja loppupäivämäärä, joiden välissä on joustavia määräaikoja. Aikatauluta ensin korkeamman prioriteetin toiminnot ja sen jälkeen alemman prioriteetin toiminnot. Prioriteetit määräytyvät tässä kunkin aktiviteetin kokonaisvaihteluarvon mukaan. Tehtävän vaihteluvara määräytyy yleensä sen mukaan, kuinka paljon tehtävää voidaan viivästyttää estämättä muiden tehtävien etenemistä. Kun float-arvo on otettu huomioon, aikataulu voidaan kartoittaa algoritmisesti niin, että projektin riskejä voidaan pienentää ja että siinä voi olla hieman virhemahdollisuuksia.

Onnistuneesti tehtynä saat uuden RS- ja RF-päivämäärien aikataulun, jonka voit yhdistää CPM-menetelmään: monissa tapauksissa resurssien tasaaminen yhdistetään usein kriittisen polun menetelmän (CPM) kanssa. Kriittisen polun menetelmä edellyttää, että tehtävät kartoitetaan projektissa etukäteen niiden riippuvuuksien mukaisesti, ja niille annetaan joustavat aikajaksot valmistua.

Projektin edetessä monet projektipäälliköt törmäävät kolminkertaiseen rajoitteeseen (triple constraint), jossa missä tahansa projektissa on kolme päärajoitetta: kustannukset, laajuus ja aika. Näiden rajoitteiden vuoksi resurssien tasaaminen voi olla hyödyllinen työkalu projektipäälliköille.

Milloin resurssien tasaamista tarvitaan?

Resurssien tasaamista käytetään, kun resursseja on niukasti. Tällaisia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa resurssi ei ole käytettävissä tiettynä päivämäärävälinä, kun se on jaettava muiden tiimien kanssa tai kun kysyntä ylittää tarjonnan.

Kuten aiemmin mainittiin, resurssien tasaaminen toimii parhaiten CPM-mallissa ottaen samalla huomioon myös kolminkertaiset rajoitteet, jotta voidaan auttaa siivoamaan projektien ruuhkaa.

Reaalimaailman esimerkkejä, jotka vaativat resurssien tasaamista

Resurssien tasaaminen on tärkeintä silloin, kun on navigoitava mahdollisen tulevan projektin ongelmakohdan yli, vähennettävä riskejä ja varmistettava, että lopputulos saavutetaan tehokkaasti. Tarkemmin sanottuna se sopii niille, jotka käsittelevät paljon ruuhkia, kuten IT-tiimit tai asiakastuki. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä esimerkiksi Internet-palveluntarjoajille, jotka yrittävät aikatauluttaa, milloin huoltotyöntekijät voivat saapua asiakkaidensa koteihin.

Resurssien tasaaminen voi pitää kollegasi ajan tasalla siitä, mitä on tulossa seuraavaksi, mikä on tärkeintä saada valmiiksi ennemmin ennemmin kuin myöhemmin, ja pitää sidosryhmät tyytyväisinä tehtävän suorittamiseen kuluneeseen aikaan. Loppujen lopuksi tämä menetelmä voi merkitä eroa reilusti yli määräajan etenevän projektin ja tyhjennetyn backlogin välillä.

Missä projektin vaiheessa resurssien tasaaminen on tärkeää?

Tyypillisesti se tulee kyseeseen projektin puolivälissä, missä tahansa polun osassa. Se on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon heti alussa siitä riippumatta, juuri kun kartoitat projektisi kriittistä polkua.

Kuten aiemmin mainitsimme, onnistuneesti tehtynä se antaa sinulle uuden aikataulun, jonka voit esitellä tärkeimmille sidosryhmille. Mutta jotain huomioitavaa – kun resurssisi aloittaa tehtävän, se jatkuu keskeytyksettä, kunnes kyseinen resurssi on saanut tehtävän valmiiksi. Tämä tarkoittaa, että RS- ja RF-päivämäärät osoitetaan samalla tasolla, joten sen ei pitäisi keskeyttää aikatauluasi liikaa, jos se tehdään oikein.

ProjectManager.comin avulla voit kohdentaa työmäärän uudelleen suoraan Gantt-näkymästä – Lue lisää!

Mitkä ovat parhaita käytänteitä ja tekniikoita?

Kuten projektinhallinnan parhaiden käytänteiden kohdalla yleensä, kaikki on kiinni valmistautumisesta. Tässä on tarkistuslista, jonka avulla pääset alkuun.

  1. Suunnittele aikataulu sen ajan perusteella, joka resurssilta kuluu tehtävän suorittamiseen.
  2. Kun CPM on luotu, pohdi sitten kuhunkin tehtävään tarvittavien resurssien määrää.
  3. Määritä, miten annat kullekin tehtävälle prioriteetin, ja lataa kukin tehtävä aikatauluun merkittävyyden mukaan jaettuna.
  4. Käskekää CPM:n laskea algoritmisesti projektin uudet alku- ja loppupäivät.
  5. Seuratkaa jo aikataulutettuja aktiviteetteja ja merkitkää, kuinka paljon aikaa ne vaativat. Näin voit suunnitella etukäteen tulevia, samankaltaisia aktiviteetteja.

Helpoisin tapa toteuttaa yllä oleva tarkistuslista on käyttää vankkaa, täysimittaista projektinhallintaohjelmistoa, kuten ProjectManager.comia, jossa voit seurata resurssejasi ja jakaa projekteja saatavuuden perusteella. Kun pyöriviä lautasia on paljon, voi nimittäin olla helppoa menettää käsitys siitä, mitkä niistä ovat tärkeimpiä, joista on pidettävä kiinni. Ja juuri siitä resurssien tasaamisessa on kyse.

Mitä sudenkuoppia kannattaa varoa?

Resurssien tasaaminen on pohjimmiltaan kriisinhallintamenetelmä. Käsitteletkö pahenevia konflikteja? Resurssien tasaaminen purkaa ne. Se tapahtuu kuitenkin yleensä jonkin mainitsemamme kolminkertaisen rajoituksen – kustannusten, laajuuden tai ajan – kustannuksella. Niinpä jo alussa virheriski on suuri, ja pienet virheet on sisällytetty prosessiin.

Odota, että projektit ratkaistaan ajoissa, mutta kustannusten tai laajuuden kustannuksella. Saada tehtävät hoidettua alle budjetin, mutta ajan tai laajuuden kustannuksella. Saavutetaan koko projektin laajuus, mutta kustannusten tai ajan kustannuksella.

Mitkä ovat huonon resurssien tasaamisen seuraukset?

Resurssien tasaaminen on viime kädessä pysäytyskeino syntyvään ongelmaan. Joten jos se epäonnistuu? Tuloksena voi olla projektin viivästyminen, resurssien jääminen käyttämättä, kun niitä siirretään muille osastoille, ja se voi maksaa yrityksellesi rahaa.

Todellisessa elämässä?

Ongelmilla voi olla dominoefekti. Tavarantoimittajat voisivat myöhästyä, tehtaat voisivat olla poissa käytöstä, toimitukset voisivat jäädä saamatta, tuotanto voisi siirtyä ja joutua aikapulaan, ja johto voisi joutua kärsimään siitä, että häiriöt vaikuttaisivat heidän tulokseensa. Lyhyesti sanottuna se voisi vaikuttaa kielteisesti logistiikan hallintaan.

Mikäli tämä prosessi jonglööraa resursseja projektien välillä, se voi tehdä asioista paljon monimutkaisempia kuin ne olisivat olleet projektin alkaessa. Siksi on tärkeää, että käytössäsi on mekanismi, jolla voit seurata projektisi aikataulua ja välitavoitteita, jotta et menetä mitään.

Miten ProjectManager.com voi auttaa resurssien tasaamisessa

Kuten aiemmin mainittiin, ProjectManager.comin kaltaisen pilvipohjaisen alustan avulla voit käyttää projektinhallintatyökaluja resurssien aikatauluttamiseen, työtaakkojen tasapainottamiseen ja tehtävien uudelleen jakamiseen. Tiedät, mitkä toiminnot on varattu kenellekin, milloin ne on määrä suorittaa ja kuinka paljon ne maksavat. Hanki tarvittava näkyvyys, jotta voit seurata resurssejasi tarkasti tietoon perustuvaa päätöksentekoa varten rekisteröitymällä palkittuun projektinhallintaohjelmistoon.

Resurssienhallintatyökalut ProjectManager.comissa

Leave a Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.