Resource Leveling 101: Meistern Sie diese PM-Technik

Es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Ressourcen auf der Welt – und für ein bestimmtes Projekt. Jede Projektaufgabe erfordert eine Ressource, die sich an den Projektzeitplan, das Budget usw. halten muss. Und im Laufe des Projekts können Sie auf Herausforderungen und unerwartete Ereignisse stoßen, die Sie zwingen, Ihre Ressourcenzuweisung zu überdenken. Mit Hilfe des Ressourcenausgleichs können Sie Ihre Ressourcen effektiv umverteilen, ohne dass sich dies auf den Projektzeitplan auswirkt.

Was ist Ressourcenausgleich?

In jedem Projekt arbeiten Sie mit mehreren Ressourcen, die gleichzeitig genutzt werden müssen. Ziel des Ressourcen-Nivellierens ist es, die Aufgaben in einem Projekt optimal zu strukturieren, so dass keine Ihrer Aktivitäten durch einen Mangel an Ressourcen blockiert wird. Zu den Ressourcen in diesem System gehören Mitarbeiter, Materialien und Werkzeuge, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden.

Beim Ressourcenabgleich wird jeder Ressource ein Ressourcenstartdatum (RS) und ein Ressourcenenddatum (RF) zugewiesen, um festzulegen, wann sie für einen Vorgang verwendet werden kann. RS- und RF-Termine werden unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen geändert und mit dem für das Projekt benötigten Bedarf abgeglichen.

Wie man es macht

Um den Ressourcenabgleich durchzuführen, beginnen Sie mit der Erstellung eines Basis-Start- und Enddatums mit flexiblen Terminen dazwischen. Planen Sie zuerst die Aktivitäten mit höherer Priorität ein, gefolgt von den Aktivitäten mit niedrigerer Priorität. Die Prioritäten werden hier durch den gesamten Pufferwert jeder Aktivität bestimmt. Der Pufferwert einer Aufgabe wird in der Regel dadurch bestimmt, wie weit eine Aufgabe verzögert werden kann, ohne dass andere Aufgaben dadurch blockiert werden. Sobald der Pufferwert berücksichtigt ist, kann der Zeitplan algorithmisch erstellt werden, so dass Projektrisiken gemildert werden können und ein gewisser Spielraum für Fehler besteht.

Wenn dies erfolgreich durchgeführt wird, erhalten Sie eine neue Zeitleiste mit RS- und RF-Terminen, die Sie mit Ihrem CPM kombinieren können: In vielen Fällen wird der Ressourcenabgleich mit der Methode des kritischen Pfades (CPM) kombiniert. Die Methode des kritischen Pfades verlangt, dass die Aufgaben innerhalb eines Projekts entsprechend ihrer Abhängigkeiten im Voraus festgelegt werden und dass ihnen flexible Zeiträume für die Fertigstellung eingeräumt werden.

Im Laufe eines Projekts stoßen viele Projektmanager auf die dreifache Einschränkung, bei der es in jedem Projekt drei Hauptbeschränkungen gibt: Kosten, Umfang und Zeit. Aufgrund dieser Zwänge kann das Ressourcen-Nivellieren ein nützliches Instrument für Projektmanager sein.

Wann ist das Ressourcen-Nivellieren erforderlich?

Das Ressourcen-Nivellieren wird eingesetzt, wenn eine Ressourcenknappheit vorliegt. Dazu gehört, wenn eine Ressource für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist, wenn sie mit anderen Teams geteilt werden muss oder wenn die Nachfrage das Angebot übersteigt.

Wie bereits erwähnt, funktioniert das Ressourcennivellieren am besten innerhalb des CPM-Modells, wobei auch die dreifachen Einschränkungen berücksichtigt werden, um einen Projektrückstand aufzulösen.

Real-World-Beispiele, die ein Ressourcennivellieren erfordern

Das Ressourcennivellieren ist vor allem dann wichtig, wenn es darum geht, ein potenzielles künftiges Projektproblem zu bewältigen, das Risiko zu mindern und sicherzustellen, dass das Endergebnis effizient erreicht wird. Sie eignet sich insbesondere für diejenigen, die mit einem hohen Rückstand zu kämpfen haben, wie IT-Teams oder der Kundendienst. Besonders nützlich ist dies beispielsweise für Internetanbieter, die versuchen zu planen, wann die Wartungsmitarbeiter bei ihren Kunden eintreffen können.

Mit Hilfe des Ressourcenabgleichs können Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, was als Nächstes ansteht, was lieber früher als später erledigt werden sollte, und dafür sorgen, dass Ihre Stakeholder mit der für die Erledigung der Aufgabe benötigten Zeit zufrieden sind. Letztendlich kann diese Methode den Unterschied zwischen einem Projekt, das weit über seinen Termin hinausschießt, und einem abgearbeiteten Auftragsbestand ausmachen.

In welcher Projektphase ist der Ressourcenabgleich wichtig?

In der Regel kommt er in der Mitte des Projekts auf einem beliebigen Teil des Weges ins Spiel. Es ist jedoch wichtig, dies von Anfang an zu berücksichtigen, wenn Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts festlegen.

Wie wir bereits erwähnt haben, erhalten Sie bei erfolgreicher Durchführung einen neuen Zeitplan, den Sie den wichtigsten Beteiligten vorlegen können. Aber Achtung: Sobald Ihre Ressource mit der Aufgabe beginnt, wird sie ohne Unterbrechung fortgesetzt, bis die Ressource die Aufgabe abgeschlossen hat. Das bedeutet, dass RS- und RF-Termine innerhalb derselben Ebene zugewiesen werden, so dass Ihre Zeitachse nicht allzu sehr unterbrochen wird, wenn Sie es richtig machen.

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Was sind die besten Praktiken und Techniken?

Wie bei den besten Projektmanagementpraktiken üblich, kommt es darauf an, wie Sie sich vorbereiten. Hier eine Checkliste für den Anfang.

  1. Entwickeln Sie Ihren Zeitplan auf der Grundlage der Zeit, die eine Ressource für die Erledigung einer Aufgabe benötigt.
  2. Wenn der CPM erstellt ist, sollten Sie die Anzahl der für jede Aufgabe benötigten Ressourcen berücksichtigen.
  3. Bestimmen Sie, wie Sie jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen und laden Sie jede Aufgabe in den Zeitplan, aufgeteilt nach ihrer Bedeutung.
  4. Lassen Sie Ihren CPM algorithmisch die neuen Start- und Endtermine für das Projekt berechnen.
  5. Verfolgen Sie die bereits geplanten Aktivitäten und markieren Sie, wie viel Zeit sie benötigen. Auf diese Weise können Sie künftige Aktivitäten von ähnlichem Kaliber im Voraus planen.

Am einfachsten lässt sich die obige Checkliste mit einer robusten, voll funktionsfähigen Projektmanagement-Software wie ProjectManager.com umsetzen, mit der Sie Ihre Ressourcen verfolgen und Projekte je nach Verfügbarkeit zuweisen können. Bei einer Vielzahl von Projekten kann man leicht den Überblick darüber verlieren, welche davon die wichtigsten sind, mit denen man Schritt halten muss. Und genau darum geht es bei der Ressourcennivellierung.

Was sind die Fallstricke, auf die man achten sollte?

Im Grunde ist die Ressourcennivellierung eine Methode des Krisenmanagements. Sie haben es mit sich verschärfenden Konflikten zu tun? Ressourcennivellierung entwirrt sie. Allerdings geschieht dies in der Regel auf Kosten einer der drei genannten Einschränkungen – Kosten, Umfang oder Zeit. Das Fehlerrisiko ist also schon zu Beginn hoch, und kleinere Pannen sind in den Prozess eingebaut.

Erwarten Sie, dass Projekte rechtzeitig gelöst werden, aber auf Kosten von Kosten oder Umfang. Erledigung der Aufgaben unter dem Budget, aber auf Kosten von Zeit oder Umfang. Den gesamten Projektumfang erreichen, aber auf Kosten von Kosten oder Zeit.

Was sind die Folgen einer schlechten Ressourcenverteilung?

Ressourcenverteilung ist letztlich die Notlösung für ein auftretendes Problem. Und wenn das scheitert? Das Ergebnis könnte ein verzögertes Projekt sein, bei dem Ressourcen fehlen, weil sie in andere Abteilungen verlagert werden, und das Ihr Unternehmen Geld kostet.

In der Praxis?

Die Probleme könnten einen Dominoeffekt haben. Lieferanten könnten sich verspäten, Fabriken könnten nicht verfügbar sein, Lieferungen könnten ausbleiben, die Produktion könnte verschoben werden und in Zeitnot geraten, und die Unternehmensleitung könnte durch die Unterbrechung in ihrer Bilanz beeinträchtigt werden. Kurz gesagt, es könnte sich negativ auf Ihr Logistikmanagement auswirken.

Da dieser Prozess Ressourcen zwischen Projekten jongliert, hat er das Potenzial, die Dinge viel komplizierter zu machen, als sie es zu Beginn des Projekts gewesen wären. Deshalb ist es wichtig, einen Mechanismus zu haben, mit dem Sie den Zeitplan und die Meilensteine Ihres Projekts verfolgen können, damit Ihnen nichts entgeht.

Wie ProjectManager.com beim Ressourcenausgleich helfen kann

Wie bereits erwähnt, können Sie mit einer Cloud-basierten Plattform wie ProjectManager.com auf Projektmanagement-Tools zugreifen, um Ressourcen zu planen, Arbeitslasten auszugleichen und Aufgaben neu zuzuweisen. Sie wissen, welche Aktivitäten für wen bestimmt sind, wann sie fällig sind und wie viel sie kosten. Verschaffen Sie sich den Überblick, den Sie brauchen, um Ihre Ressourcen genau zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem Sie sich für unsere preisgekrönte Projektmanagement-Software anmelden.

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