Ressourcestyring 101: Behersk denne PM-teknik

Der er kun et vist antal ressourcer i verden – og til et bestemt projekt. Hver projektopgave kræver en ressource, som skal overholde projektets tidsplan, budget osv. Og efterhånden som projektet udvikler sig, kan du støde på udfordringer og uventede begivenheder, der tvinger dig til at genoverveje din ressourceallokering. Ressourceudjævning kan hjælpe dig med effektivt at omfordele dine ressourcer uden at påvirke projektets tidslinje.

Hvad er ressourceudjævning?

I et hvilket som helst projekt arbejder du med flere ressourcer, der skal være i brug samtidig. Målet med ressourcestyring er at strukturere opgaverne i et projekt optimalt, så ingen af dine aktiviteter bliver blokeret af mangel på ressourcer. Ressourcerne i dette system omfatter personale, materialer og de værktøjer, der er nødvendige for at gennemføre projektet.

I ressourcestyring tildeles hver ressource en ressourcestartdato (RS) og en ressourcest slutdato (RF) for at bestemme, hvornår den kan bruges til en aktivitet. RS-datoer og RF-datoer ændres i lyset af de tilgængelige ressourcer og er kortlagt i forhold til den efterspørgsel, der er nødvendig for projektet.

Sådan gør du

For at udføre ressourcestyring skal du starte med at oprette en baseline-start- og slutdato med fleksible tidsfrister imellem. Planlæg de højest prioriterede aktiviteter først, efterfulgt af de lavere prioriterede aktiviteter. Prioriteterne bestemmes her af den samlede floatværdi for hver aktivitet. Float-værdien for en aktivitet bestemmes typisk af, hvor meget en aktivitet kan forsinkes uden at blokere andre aktiviteters fremdrift. Når float-værdien er indregnet, kan tidsplanen kortlægges algoritmisk, så projektrisici kan afbødes, og der kan være lidt plads til fejl.

Hvis det lykkes, ender du med en ny tidslinje med RS- og RF-datoer, der kan parres med din CPM: I mange tilfælde parres ressourceudjævning ofte med metoden for kritisk vej (CPM). Den kritiske vej-metode kræver, at opgaverne kortlægges inden for et projekt på forhånd i overensstemmelse med deres afhængigheder, og at de får fleksible perioder til at gennemføre dem.

Som et projekt skrider frem, støder mange projektledere på den tredobbelte begrænsning, hvor der i et givet projekt er tre hovedbegrænsninger: omkostninger, omfang og tid. På grund af disse begrænsninger kan ressourceudjævning være et nyttigt værktøj for projektledere.

Hvornår er ressourceudjævning påkrævet?

Ressourceudjævning anvendes, når der er ressourceknaphed. Dette omfatter, når en ressource ikke er tilgængelig i et bestemt datointerval, når den skal deles med andre teams, eller når efterspørgslen overstiger udbuddet.

Som tidligere nævnt fungerer ressourceudjævning bedst inden for CPM-modellen, mens der også tages hensyn til de tredobbelte begrænsninger for at hjælpe med at rydde op i en backlog af projekter.

Eksempler fra den virkelige verden, der kræver ressourceudjævning

Resourceudjævning er vigtigst, når du skal navigere i en potentiel fremtidig projektknude, mindske risikoen og sikre, at bundlinjen bliver opfyldt effektivt. Mere specifikt er det ideelt for dem, der har med mange efterslæb at gøre, f.eks. it-teams eller kundeservice. Det kan f.eks. være særligt nyttigt for internetudbydere, der forsøger at planlægge, hvornår vedligeholdelsesarbejdere kan komme hjem til deres kunder.

Resource leveling kan holde dine kolleger orienteret om, hvad der kommer som det næste, hvad der er vigtigst at få løst før frem for senere, og holde dine interessenter tilfredse med den tid, det har taget at løse opgaven. I sidste ende kan denne metode betyde forskellen mellem et projekt, der zoomer langt over deadline, og en ryddet backlog.

I hvilken projektfase er ressourcestyring vigtig?

Det kommer typisk ind i billedet midtvejs i projektet, på en hvilken som helst del af vejen. Det er dog vigtigt at overveje i starten uanset hvad, lige som du kortlægger dine projekters kritiske vej.

Som vi nævnte før, vil det, når det gøres med succes, give dig en ny tidslinje, som du kan præsentere for de vigtigste interessenter. Men noget at bemærke – når først din ressource begynder på opgaven, vil den fortsætte uafbrudt, indtil denne ressource har afsluttet opgaven. Det betyder, at RS- og RF-datoer tildeles inden for samme niveau, så det bør ikke afbryde din tidslinje for meget, hvis det gøres korrekt.

ProjectManager.com lader dig omfordele arbejdsbyrden direkte fra Gantt-visningen – Lær mere!

Hvad er de bedste metoder og teknikker?

Som det normalt er tilfældet med bedste praksis inden for projektstyring, er det hele et spørgsmål om, hvordan du forbereder dig. Her er en tjekliste til at komme i gang.

  1. Udarbejd din tidsplan omkring den tid, det tager en ressource at udføre en opgave.
  2. Når CPM’en er blevet oprettet, skal du overveje antallet af ressourcer, der er nødvendige for hver opgave.
  3. Find ud af, hvordan du skal tildele en prioritet til hver opgave, og indlæs hver enkelt opgave i tidsplanen, fordelt efter betydning.
  4. Lad din CPM beregne dine nye projektstart- og slutdatoer algoritmisk.
  5. Hold styr på de aktiviteter, der allerede er planlagt, og marker, hvor meget tid de kræver. På den måde kan du planlægge fremadrettet for fremtidige aktiviteter, der er af samme kaliber.

Den nemmeste måde at implementere ovenstående tjekliste på er ved at bruge et robust, fuldt udstyret projektstyringsprogram som ProjectManager.com, hvor du kan følge dine ressourcer og tildele projekter på baggrund af tilgængelighed. For når der er mange snurrende plader, kan det være let at miste overblikket over, hvilke der er de vigtigste at holde styr på. Og det er præcis, hvad ressourcestyring handler om.

Hvad er de faldgruber, du skal holde øje med?

Hvorfor skal du holde øje?

Ressourcestyring er i sin kerne en krisestyringsmetode. Håndtering af sammensatte konflikter? Ressourceudjævning løser dem. Det sker dog normalt på bekostning af en af de tre begrænsninger, vi nævnte – omkostninger, omfang eller tid. Så selv i begyndelsen er risikoen for fejl høj, og mindre uheld er indbygget i processen.

Forvent at projekter bliver løst rettidigt, men på bekostning af omkostninger eller omfang. Få opgaver løst inden for budgettet, men på bekostning af tid eller omfang. Opgaverne skal nås i hele projektets omfang, men på bekostning af omkostninger eller tid.

Hvad er konsekvenserne af dårlig ressourcestyring?

Ressourcestyring er i sidste ende en nødløsning på et opstået problem. Så hvis det mislykkes? Resultaterne kan betyde et forsinket projekt, manglende ressourcer, fordi de bliver flyttet til andre afdelinger, og det kan koste din virksomhed penge.

I den virkelige verden?

Problemerne kan få en dominoeffekt. Leverandører kan blive forsinket, fabrikker kan være utilgængelige, forsendelser kan gå tabt, produktionen kan blive forskudt og tvunget i en tidsnød, og ledelsen kan blive påvirket af forstyrrelsen af deres bundlinje. Kort sagt, det kunne påvirke din logistikstyring negativt.

Da denne proces jonglerer med ressourcer mellem projekter, har den potentiale til at gøre tingene meget mere komplicerede, end de ville have været ved projektets begyndelse. Derfor er det vigtigt at have en mekanisme på plads til at spore projektets tidslinje og milepæle, så du aldrig går glip af noget.

Hvordan ProjectManager.com kan hjælpe med ressourceudjævning

Som tidligere nævnt kan du med en cloud-baseret platform som ProjectManager.com få adgang til projektstyringsværktøjer til at planlægge ressourcer, afbalancere arbejdsbyrder og omfordele opgaver. Du kan vide, hvilke aktiviteter der er dedikeret til hvem, hvornår de skal udføres, og hvor meget de koster. Få den synlighed, du har brug for, for at kunne følge dine ressourcer nøjagtigt og træffe informerede beslutninger ved at tilmelde dig vores prisvindende projektstyringssoftware.

Ressourcehåndteringsværktøjer i ProjectManager.com

Leave a Reply

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.