Resource Leveling 101: Master this PM Technique

Na světě je pouze tolik zdrojů – a to pro konkrétní projekt. Každý projektový úkol vyžaduje zdroje, které musí dodržet harmonogram projektu, rozpočet atd. A jak se tento projekt vyvíjí, můžete se setkat s problémy a neočekávanými událostmi, které vás donutí přehodnotit rozdělení zdrojů. Vyrovnávání zdrojů vám může pomoci efektivně přerozdělit zdroje, aniž by to ovlivnilo časový plán projektu.

Co je to vyrovnávání zdrojů?“

V každém projektu budete pracovat s několika zdroji, které je třeba používat současně. Cílem vyrovnávání zdrojů je optimálně strukturovat úkoly v projektu tak, aby žádná z vašich činností nebyla blokována nedostatkem zdrojů. Zdroje v tomto systému zahrnují zaměstnance, materiál a nástroje potřebné k dokončení projektu.

V rámci vyrovnávání zdrojů je každému zdroji přiřazeno datum zahájení (RS) a ukončení (RF), které určuje, kdy jej lze pro danou činnost použít. Termíny RS a RF se upravují s ohledem na dostupné zdroje a mapují se s poptávkou potřebnou pro projekt.

Jak na to

Pokud chcete provést vyrovnávání zdrojů, začněte vytvořením základního data zahájení a ukončení s pružnými termíny mezi nimi. Nejprve naplánujte činnosti s vyšší prioritou a poté činnosti s nižší prioritou. Priority jsou zde určeny celkovou hodnotou floatů jednotlivých činností. Hodnota float činnosti se obvykle určuje podle toho, o kolik lze činnost zpozdit, aniž by došlo k zablokování postupu ostatních činností. Jakmile je hodnota float zohledněna, lze harmonogram algoritmicky zmapovat tak, aby bylo možné zmírnit rizika projektu a ponechat trochu prostoru pro chyby.

Pokud se to podaří, získáte nový časový plán termínů RS a RF, který spárujete s metodou CPM: v mnoha případech se vyrovnávání zdrojů často páruje s metodou kritické cesty (CPM). Metoda kritické cesty vyžaduje, aby byly úkoly v rámci projektu rozvrženy s časovým předstihem v souladu s jejich závislostmi a byly jim dány pružné časové lhůty pro dokončení.

V průběhu projektu se mnoho projektových manažerů setkává s trojím omezením, kdy v každém projektu existují tři hlavní omezení: náklady, rozsah a čas. Vzhledem k těmto omezením může být vyrovnávání zdrojů pro projektové manažery užitečným nástrojem.

Kdy je vyrovnávání zdrojů nutné?

Vyrovnávání zdrojů se používá v případě, že je zdrojů nedostatek. Patří sem situace, kdy zdroj není k dispozici pro určitý rozsah termínů, kdy musí být sdílen s jinými týmy nebo kdy poptávka převyšuje nabídku.

Jak již bylo zmíněno, vyrovnávání zdrojů funguje nejlépe v rámci modelu CPM a zároveň zohledňuje trojí omezení, aby pomohlo vyčistit nevyřízené projekty.

Příklady z reálného světa, které vyžadují vyrovnávání zdrojů

Vyrovnávání zdrojů je nejdůležitější v případě, že se musíte vypořádat s možným budoucím zádrhelem projektu, zmírnit rizika a zajistit efektivní plnění výsledku. Konkrétně je ideální pro ty, kteří se potýkají s velkým množstvím nedodělků, jako jsou týmy IT nebo zákaznické podpory. Může to být užitečné například pro poskytovatele internetových služeb, kteří se snaží naplánovat, kdy mohou pracovníci údržby dorazit k zákazníkům domů.

Vyrovnávání zdrojů může udržet vaše spolupracovníky v obraze o tom, co bude následovat, co je nejdůležitější vyřídit dříve, než později, a udržet zúčastněné strany spokojené s časem, který byl potřebný k dokončení úkolu. Nakonec může tato metoda znamenat rozdíl mezi projektem, který se výrazně přiblíží svému termínu, a vyčištěným backlogem.

V jaké fázi projektu je Resource Leveling důležitý?

Obvykle přichází ke slovu v polovině projektu, na kterékoli jeho části. Je však důležité ho zvážit na začátku bez ohledu na to, stejně jako mapování kritické cesty projektů.

Jak jsme již zmínili, pokud je úspěšně provedeno, poskytne vám nový časový plán, který můžete předložit klíčovým zúčastněným stranám. Je však třeba něco poznamenat – jakmile váš zdroj začne pracovat na úkolu, bude pokračovat bez přerušení, dokud tento zdroj úkol nedokončí. To znamená, že termíny RS a RF jsou přiřazeny v rámci stejné úrovně, takže by to nemělo příliš narušit vaši časovou osu, pokud je to provedeno správně.

ProjectManager.com umožňuje přerozdělit pracovní zátěž přímo ze zobrazení Gantt – dozvíte se více!

Jaké jsou osvědčené postupy a techniky?“

Jak už to u osvědčených postupů řízení projektů bývá, vše záleží na tom, jak se připravíte. Zde je kontrolní seznam, který vám pomůže začít.

  1. Připravte si harmonogram podle doby, kterou potřebuje zdroj k dokončení úkolu.
  2. Poté, jakmile vytvoříte CPM, zvažte počet zdrojů potřebných pro každý úkol.
  3. Určete, jak každému úkolu přiřadit prioritu, a každý z nich načtěte do harmonogramu rozdělený podle významnosti.
  4. Dejte CPM algoritmicky vypočítat nové datum zahájení a ukončení projektu.
  5. Sledujte již naplánované činnosti a označte, kolik času vyžadují. Tímto způsobem můžete dopředu plánovat budoucí činnosti podobného kalibru.

Nejjednodušší způsob, jak realizovat výše uvedený kontrolní seznam, je použít robustní, plně funkční software pro řízení projektů, jako je ProjectManager.com, kde můžete sledovat své zdroje a přiřazovat projekty na základě dostupnosti. Protože při velkém množství roztočených talířů se může snadno stát, že ztratíte přehled o tom, které z nich jsou nejdůležitější, abyste je stíhali. A právě o tom je vyrovnávání zdrojů.

Na jaká úskalí si dát pozor?

V jádru je vyrovnávání zdrojů metodou krizového řízení. Řešení složitých konfliktů? Vyrovnávání zdrojů je rozplétá. Obvykle to však dělá na úkor jednoho z trojice omezení, které jsme zmínili – nákladů, rozsahu nebo času. Takže i na začátku je riziko chyby vysoké a drobné nezdary jsou zapečeny v procesu.

Očekávejte, že projekty budou vyřešeny včas, ale na úkor nákladů nebo rozsahu. Získat úkoly splněné v rámci rozpočtu, ale na úkor času nebo rozsahu. Dosáhnout celého rozsahu projektu, ale na úkor nákladů nebo času.

Jaké jsou důsledky špatného vyrovnávání zdrojů?

Vyrovnávání zdrojů je v konečném důsledku zastropováním vznikajícího problému. Pokud tedy selže? Důsledkem může být zpoždění projektu, chybějící zdroje, protože se přesunou do jiných oddělení, a náklady vaší společnosti.

V reálných podmínkách?

Problémy mohou mít dominový efekt. Dodavatelé by se mohli opozdit, továrny by mohly být nedostupné, dodávky by mohly být zmeškány, výroba by se mohla posunout a být nucena se dostat do časové tísně a vedení by mohlo být ovlivněno narušením svých výsledků. Stručně řečeno, mohlo by to negativně ovlivnit řízení logistiky.

Protože tento proces žongluje se zdroji mezi projekty, má potenciál věci mnohem více zkomplikovat, než by tomu bylo na začátku projektu. Proto je důležité mít k dispozici mechanismus pro sledování časového plánu a milníků projektu, abyste nikdy nic nepromeškali.

Jak vám může ProjectManager.com pomoci s vyrovnáváním zdrojů

Jak již bylo zmíněno, díky cloudové platformě, jako je ProjectManager.com, máte přístup k nástrojům pro řízení projektů, které vám umožní plánovat zdroje, vyrovnávat pracovní zátěž a přerozdělovat úkoly. Budete vědět, které činnosti jsou komu určeny, kdy mají být splněny a kolik stojí. Získejte přehled, který potřebujete k přesnému sledování zdrojů pro informované rozhodování, když se zaregistrujete do našeho oceňovaného softwaru pro správu projektů.

Nástroje pro správu zdrojů v aplikaci ProjectManager.com

.

Leave a Reply

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.